La conservazione a norma dei messaggi PEC nello studio legale. Attività utile oltre che a fornire data certa ai documenti anche ad evitarne la nullità dei documenti digitali a seguito della scadenza della firma digitale.
È necessario prima di tutto introdurre un concetto fondamentale che è alla base del trattamento e della conservazione di un dato. Un dato che nasce in formato elettronico può essere solo conservato in questa forma e quindi è bene ricordare che non ha alcun valore conservare il contenuto di un messaggio PEC o di un messaggio di posta elettronica e dei loro allegati in formato cartaceo ad esempio stampando il messaggio ed i suoi contenuti.
Quando però si parla di dati digitali non bisogna trascurare un aspetto fondamentale: il progresso tecnologico che ancora oggi fa evolvere i dati digitali con diversi tipi di supporto per la loro conservazione (floppy, cd, dvd, pendrive, cloud…) ed i diversi tipi di formati che li caratterizzano (doc, docx, rtf, odt, pdf, xml, jpg…). Ecco che utile ed indispensabile così come avveniva per il dato cartaceo, diventa conservare nel tempo il dato in formato elettronico, con la certezza di garantirne l’immodificabilità nel tempo e la data certa della sua conservazione.
Esistono diversi strumenti che consentono queste due operazioni, quello più pratico e veloce, è quello di affidarsi ad un conservatore abilitato che oltre a darne data certa applicando una marca temporale ai file portati in conservazione, garantisca anche la conservazione delle tecnologie necessarie a poter utilizzare nel tempo il dato stesso.
Definito ciò, si può quindi affermare che la PEC è un dato digitale che, diversamente da quanto si crede, non garantisce data certa e non può garantire nel tempo la validità dei certificati usati per firmare elettronicamente i file in essa contenuti o dei certificatori accreditati al servizio di scambio dello stesso messaggio. Pertanto l’unico sistema di garanzia per la conservazione e la validità nel tempo dei dati digitali è quello di portarli in conservazione o con il deposito nei sistemi telematici di tribunale o con il deposito presso un conservatore accreditato presso AGID.
